E-Mail Adressen müssen Bestand haben
Eine E-Mail Adresse ist etwas sehr Persönliches. Und auch wenn man im
Internet keinen Tag ohne Spam erlebt, der mit beliebigen
Wegwerf-Adresse generiert wird, ist die E-Mail dennoch für sehr viele
Menschen erste Wahl, wenn es um die Kommunikation im Internet geht.
Das heißt allerdings auch, dass man eine gewisse Konsistenz an den
Tag legen muss. Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich selbst wechsle
meine Handynummer extrem ungern. Der Grund ist klar: Wenn ich sie
wechseln muss, habe ich danach einen Haufen Arbeit vor mir – denn ich
muss alle Leute, die meine Nummer hatten, erneut informieren.
Bei meiner E-Mail Adresse ist das genauso. Was aber soll man tun,
wenn man nicht 50 Jahre in der gleichen Firma arbeitet?
Selbstverständlich gehen die formalen Sachen, die den täglichen Job
betreffen, immer über die E-Mail Adresse der Firma, bei der man aktuell
angestellt ist.
Für alles andere (zum Beispiel auch für Fragen der persönlichen
Reputation) solltest du dir aber eine E-Mail Adresse bei Gmail oder
Outlook.com besorgen, denn dann bist du quasi für immer unter der
gleichen Adresse erreichbar
Immer mit dem korrektem Namen auftreten
Zum technischen Ablauf muss das zunächst reichen. Ich geh davon aus,
dass du in der Lage bist, eine E-Mail Adresse aufzusetzen, deswegen
beschreibe ich das hier nicht. Was jedoch extrem wichtig ist: Wie du
dich in deinen E-Mails gibst! Hier kommt es auf Details an und das
beginnt mit dem Absender.
Gib dir keine Fantasie-Namen sondern tritt unter deinem richtigen
Namen auf. Das macht es für Leute, die dich nicht so gut kennen, dennoch
aber E-Mails von dir bekommen, viel leichter, auf dich zu reagieren.
Anders ausgedrückt: Nutzt du einen abgefahrenen Fantasie-Namen, dann landest du mit höherer Wahrscheinlichkeit gleich im Spam-Filter.
Und auch deine Betreffzeile sollte sinnvoll, nützlich und vor allem
klar strukturiert sein. Du musst in diesem kleinen Feld in einem sehr
kurzen Satz genau das transportieren, was in der gesamten E-Mail steht.
Und diese Zusammenfassung sollte dazu auch noch spannend und anregend
sein. Das ist nicht leicht, aber auf jeden Fall machbar.
E-Mail wird immer mobiler
35 Prozent aller E-Mail Empfänger entscheiden auf Basis der
Betreffzeile, ob sie die E-Mail öffnen oder nicht – das ist eine große
Masse an Leuten, die man nicht erreicht, wenn man beim Betreff Mist
baut. Deine Betreffzeile kann also dafür sorgen, dass du deutlich mehr
Leute erreichst, wenn du zum Beispiel einen E-Mail Newsletter veröffentlichst. Wenn du jemandem einfach nur etwas mitteilen willst, hilft eine klare Ansage aber auch.
Schließlich willst du, dass deine Nachricht gelesen wird. Das
schaffst du schneller, indem du kurz und knapp erklärst, worum es geht –
nicht nur im Betreff! Auch deine Nachricht selbst sollte gut
strukturiert sein und so schnell wie möglich auf den Punkt kommen.
Erzähle direkt, was du willst, worum es geht und was dein
“Gesprächspartner” tun soll – wenn eine Handlung erforderlich ist.
Auch dir wird bekannt sein, dass wir alle immer mobiler werden, die
gute alte E-Mail ist da keine Ausnahme. 47 Prozent aller E-Mails werden
folglich mittlerweile mit einem mobilen Endgerät abgerufen. Mehr noch:
30 Prozent der Internet-User nutzen sogar nur noch ausschließlich mobile
Endgeräte wie Smartphones oder Tablets, um die eigenen E-Mails zu
lesen.
Einer solchen Zielgruppe kannst du also nicht mit endlosen Texten kommen,
die zudem noch schlecht formatiert sind. Klare und sinnvoll
strukturierte Inhalte, die auf den Punkt kommen und prägnant erklären,
worum es geht – genau das brauchst du, wenn du eine E-Mail verschickst.
Verschwende nicht die Zeit deiner Leser
Dafür spricht übrigens auch die Tatsache, dass ein im Büro tätiger
Angestellter im Schnitt 28 Prozent seiner Zeit mit E-Mails verbringt.
Über den Tag verteilt ist das Empfangen, Lesen, Bearbeiten und Versenden
von E-Mails die Tätigkeit, die am meisten Zeit in Anspruch nimmt.
Logisch also, dass du deinen Empfängern dann nicht auch noch das Leben
schwerer machen solltest, indem du sie mit langen und schlecht lesbaren
E-Mails nervst.
Versuch einfach, die wichtigsten Punkte deines Anliegens in höchstens
150 Wörtern zu schildern. 150 sind nicht viel, müssen aber reichen,
wenn du die Aufmerksamkeit des Lesers nicht überstrapazieren willst.
Außerdem, und das ist besonders wichtig, spart du den Leuten auf diese
Weise Zeit (wie oben schon erwähnt). Glaub mir, die meisten Leute freuen
sich wie ein Schneekönig, wenn man ihre Zeit nicht verplempert.
Besonders in der geschäftlichen Korrespondenz ist es also
überlebenswichtig, sich kurz zu halten.
Korrekte Rechtschreibung und einwandfreie Grammatik setzte ich
voraus, denn du willst doch ganze sicher nicht als Idiot dastehen, der
nicht richtig schreiben kann. Auch hier kann ich dir versichern, dass es
bei geschäftlicher Korrespondenz nicht wirklich gut ankommt, wenn du
falsch schreibst. In diesem Zusammenhang ist übrigens auch deine
Signatur wichtig, denn an diese Signatur wird man sich erinnern –
positiv oder negativ… das hast du in der Hand.
Echte Fakten und korrekte Rechtschreibung
Schreib in diese Signatur also genau das rein, was für den Empfänger der E-Mail wichtig ist.
Deinen Namen, deine Kontaktdaten, deine Funktion innerhalb des
Unternehmens, für das du arbeitest, die komplette Anschrift,
Kontaktmöglichkeiten und so weiter. Weise auch gern auf deine Profile
(oder die der Firma) auf Facebook, LinkedIn oder Xing hin. Erliege bitte
nicht der Versuchung, irgendwelche Fantasie-Bezeichnungen zu verwenden.
Dein Job-Titel zum Beispiel sollte allgemein verständlich und
gebräuchlich sein. Wenn nicht, kann sich niemand etwas Sinnvolles
darunter vorstellen – und wir alle verschwenden ungern Zeit damit, Dinge
herauszufinden, wenn es eine leicht zu verstehende Alternative gibt.
Abgesehen von solchen eher technischen Angelegenheiten gibt es
selbstverständlich auch ein paar Verhaltensweisen, die du dir aneignen
kannst und die dafür sorgen werden, dass deine E-Mails besser
“ankommen”. So solltest du auf E-Mails innerhalb von 24 Stunden
Antworten und diese nicht lange herumliegen lassen (vorausgesetzt natürlich, du willst dich mit dieser speziellen E-Mail überhaupt befassen).
Die Art und Weise, wie du deine E-Mail schreibst, sollte dann
übrigens eher respektvoll sein – selbst wenn du für deinen Gegenüber
nicht diesen Respekt empfindest, ist es ein Gebot der Höflichkeit, in
einem Schriftwechsel entsprechend freundlich zu sein.
Vor dem Absenden deiner E-Mail musst du einen Blick auf den gesamten
Text werfen. Fast immer werden dir noch kleine Rechtschreibfehler
auffallen, die du verbessern kannst. Gleiches gilt für deinen Ausdruck
an sich und die Grammatik. Du musst deine eigene E-Mail Korrektur lesen,
denn wenn du sie erst abgeschickt hast, ist es in der Regel zu spät.
Bei Personen, die dich bereits kennen, ist das möglicherweise zu
verschmerzen. Solche Leute aber, denen du via E-Mail zum ersten Mal
“begegnest” werden sich fragen, ob du nicht richtig schreiben kannst
oder einfach nur zu ungenau arbeitest. So oder so, in beiden Fällen
kommst du schlecht weg.
Fazit
E-Mails sind und bleiben wichtig, auch in der Welt von Social Media.
Alles, was ich in diesem Artikel zu “ganz normalen” E-Mails schreibe,
kannst du auch im Rahmen deines E-Mail Marketings einsetzen. Auch hier
finden es deine Empfänger besser, wenn du vernünftig schreibst, dich gut
ausdrückst und vor allem schnell auf den Punkt kommst. Je besser es dir
gelingt, dich schnell und ohne Umwege mitzuteilen, desto eher wird das,
was dir wichtig ist, beim Empfänger auch ankommen. Ganz wichtig ist
immer die Zeit, die du den Leuten, die deine E-Mails lesen, sparen
musst. Sie haben oft so viel zu tun, dass für dich eigentlich überhaupt
keine Zeit bleibt. Schaffst du es aber, über hervorragende Betreffzeilen
und Texte direkt in die Köpfe deiner Leser zu kommen, dann bleibst du
da auch.